Mọi doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng thì buộc phải xây dựng các hoạt động thành một hệ thống có quy luật. Vì vậy, SOP ra đời và được sử dụng rộng rãi. Vậy SOP là gì, cách thao tác và lập kế hoạch cho SOP hay SOP trong lĩnh vực nhà thuốc, quầy thuốc gồm những gì, hãy để Dược Vương giải đáp cho bạn.
1. SOP là gì?
SOP là gì? SOP là từ viết tắt của “Standard Operating Procedure”, được hiểu là “Quy trình thao tác chuẩn”. Đây là một hệ thống bao gồm các quy trình và các bước để hướng dẫn và nâng cao hiệu suất của nhân viên. Việc thực hiện đúng theo các bước trong quy trình thao tác chuẩn sẽ giúp chúng ta cố gắng tránh được những sai sót có thể xảy ra trong công việc, mọi thứ trở nên chuyên nghiệp và diễn ra nhanh chóng hơn.
Quy trình này còn đặc biệt hữu ích với những bạn nhân viên mới, giúp các bạn nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc. SOP được đánh giá là một trong các yếu tố quan trọng quyết định sự phát triển thành công của doanh nghiệp.
2. Làm thế nào để vận hành quy trình thao tác chuẩn SOP?
Qua khái niệm trên, các bạn đã hiểu được "SOP là gì?". Dưới dây là cách vận hành theo quy trình SOP đối với các cấp bậc tại nhà thuốc để đạt được hiệu quả:
Đối với cấp quản lý: Người quản lý sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp truyền đạt và hướng dẫn các quy trình SOP tới nhân viên cấp dưới của mình. Chính vì thế nhà quản lý phải là người nắm rõ các SOP nhất để có thể kiểm soát công việc chặt chẽ và kịp thời phát hiện, xử lý những sai sót có thể xảy ra khi các nhân viên thực hiện, đặc biệt là nhân viên mới.
Bên cạnh đó, cấp quản lý còn cần lắng nghe và lấy ý kiến từ nhân viên- những người trực tiếp thực hiện các bước trong SOP để hoàn thiện quy trình này.
Đối với nhân viên: Nhân viên là đối tượng sẽ trực tiếp thực hiện các bước trong quy trình chuẩn SOP. Vì vậy, họ phải có ý thức tự giác thực hiện, tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình để tránh các sai sót có thể xảy ra. Đồng thời, từ những nghiệp vụ mình phải thực hiện, bạn cũng có thể chú ý để rút ra những điểm cần khắc phục và đưa ra ý kiến đóng góp tới cấp trên để quy trình SOP diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, nên nhớ rằng, bạn chỉ là người thực hiện và có quyền đóng góp ý kiến, chứ không được phép tự ý thay đổi. Mọi ý kiến, đề xuất phải được cấp trên thông qua mới được phép thực hiện.
3. Các bước để xây dựng được quy trình thao tác chuẩn SOP
Dưới đây là những bước cơ bản để có thể xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP cụ thể:
Bước 1: Lập danh sách liệt kê các quy trình của công việc.
Bước 2: Lập kế hoạch rõ ràng cho SOP, nên đảm bảo 2 yếu tố là nhanh chóng và hiệu quả.
Bước 3: Lấy ý kiến của nhân viên về quy trình SOP để hoàn thiện vì nhân viên mới là người thực hiện chúng.
Bước 4: Ghi chú theo dõi quá trình thực hiện để rút ra những điểm mạnh và điểm yếu của quy trình SOP mình lập ra.
Bước 5: Cập nhật SOP thường xuyên bằng cách đánh giá tiến độ thực hiện của nhân viên, lấy ý kiến từ nhân viên một cách định kỳ.
Lưu ý rằng một SOP tiêu chuẩn sẽ phải có ngôn từ dễ hiểu, cụ thể. Các bước phải được giải thích một cách rõ ràng những gì nhân viên cần phải thực hiện. Đồng thời cho thấy được những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện nghiệp vụ để nhân viên có cách xử lí thông minh và nhanh chóng nhất. Hướng dẫn SOP phải ngắn gọn nhưng vẫn phải dễ hiểu, nói rõ cho nhân viên biết họ “có vai trò gì?”, “phải làm những gì?”, “cần đạt được điều gì?”,...
4. Lợi ích khi sử dụng SOP trong một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Việc sử dụng SOP trong một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp mang tới nhiều lợi ích. Có thể kể đến như:
Đảm bảo tính nhất quán trong công việc: SOP sẽ định hướng duy nhất, rõ ràng và cụ thể những bước mà người dùng cần thực hiện để hoàn thành công việc cụ thể. Một quy trình thực hiện thống nhất sẽ đảm bảo tất cả nhân viên đều thao tác giống nhau. Như vậy, SOP sẽ đảm bảo được sự thống nhất giữa hàng chục, hàng trăm hay hàng nghìn nhân viên với nhau, đảm bảo chất lượng đem lại.
Tiết kiệm thời gian thực hiện, tăng năng suất lao động: SOP chuẩn nhất sẽ phải là các quy trình làm việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. SOP được nghiên cứu kỹ càng, tối ưu hóa quá trình làm việc, mang tính hiệu quả cao sẽ tạo ra năng suất lao động cao.
Đảm bảo chất lượng công việc hoàn thành: SOP sẽ có các tiêu chuẩn chất lượng được nêu ra rất rõ ràng và yêu cầu phải được tuân thủ. Nhờ vậy, các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra sẽ phải đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra này mới có thể mang ra kinh doanh. Điều này sẽ tạo được sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Góp phần hạn chế và ngăn ngừa sự lãng phí tài nguyên: Ngoài việc tạo ra năng suất cao, các tổ chức hay cơ sở kinh doanh còn chú trọng tới các vấn đề tối ưu hóa chi phí. Vì vậy, tiết kiệm tài nguyên là điều quan trọng. Với SOP, bạn sẽ giải quyết được vấn đề này bằng cách quy định số lượng tài nguyên chính xác được phép sử dụng trong công việc.
Đảm bảo quá trình đào tạo nhân viên và chuyển giao công việc hiệu quả: SOP cung cấp những chỉ dẫn rõ ràng, chi tiết cho từng bước đào tạo nhân viên mới hay chuyển giao công việc hiệu quả. Nhờ đó, ngay cả nhân viên mới cũng có thể nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc và thực hiện mỗi nghiệp vụ một cách chính xác.
Nâng cao tính an toàn trong công việc: Mọi quy trình thao tác điều phải xác định được những rủi ro có thể xảy ra, đặc biệt là các tai nạn lao động. Vì vậy, nhà quản trị khi lập SOP sẽ phải cân nhắc và hướng dẫn làm việc hiệu quả nhưng vấn an toàn. Chỉ ra những rủi ro có thể xảy ra sẽ giúp nhân viên có thể tránh được và chỉ ra các biện pháp an toàn sẽ đảm bảo sức khỏe, tính mạng cho nhân viên và cả khách hàng.
Dễ dàng trong khâu kiểm tra và đánh giá hiệu suất làm việc: Bước cuối cùng của Quy trình thao tác chuẩn sẽ chỉ ra những chỉ tiêu để đánh giá chất lượng công việc. Dựa vào đó, nhân viên và nhà quản trị sẽ xác định được công việc đã thực hiện đạt chuẩn chưa, hiệu quả và năng suất như thế nào.
Qua bài viết trên, Dược Vương đã giải thích "SOP là gì?" và những nét cơ bản trong Quy trình thao tác chuẩn SOP. Mọi hoạt động muốn tạo ra được năng suất cao nhất thì cần phải có một SOP hiệu quả nhất. Vậy nên, hãy thật chú ý và đầu tư trong việc lập các bước cụ thể trong Quy trình thao tác chuẩn SOP nhé!
