Quy trình thao tác chuẩn SOP là một trong những yếu tố không thể thiếu ở hầu hết các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các cơ sở sản xuất kinh doanh. Ngay tại các nhà thuốc GPP cũng có những quy trình chuẩn SOP cần phải thực hiện. Vậy đó là gì? Hãy cùng Dược Vương tìm hiểu thông qua bài viết sau đây.
1. Quy trình thao tác chuẩn SOP có nghĩa là gì?
Quy trình thao tác chuẩn có tên viết tắt tiếng Anh là SOP và tên đầy đủ bằng tiếng Anh là “Standard Operating Procedure”. SOP là quy trình bao gồm các bước thực hiện cụ thể về một nhiệm vụ cụ thể. Nhà quản trị sẽ là người lập ra SOP và nhân viên sẽ là người thực hiện các quy trình này. Khi thực hiện đúng theo các bước trong Quy trình thao tác chuẩn SOP sẽ giảm thiểu tối đa những sai sót có thể xảy ra trong khi thực hiện công việc. Đồng thời còn giúp công việc diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, chuyên nghiệp và mang lại hiệu suất cao.
2. Quy trình thao tác chuẩn SOP tại nhà thuốc GPP là gì?
SOP tại nhà thuốc đạt chuẩn GPP là việc áp dụng các quy trình thao tác chuẩn tại mọi hoạt động của nhà thuốc. Ở đây, SOP sẽ bao gồm các văn bản nêu rõ các trình tự, thao tác cần phải thực hiện trong các vấn đề như: nhập thuốc, bán thuốc, tư vấn thuốc, bảo quản thuốc,...
3. Lợi ích khi thực hiện quy trình thao tác chuẩn SOP tại nhà thuốc
Áp dụng SOP tại nhà thuốc GPP mang lại nhiều lợi ích. Có thể kể tới như:
- Làm cho việc bán thuốc trở nên nhanh chóng, hiệu quả, tăng tính chính xác và hạn chế những sai sót dễ xảy ra trong quá trình bán và tư vấn thuốc.
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên mới có thể nhanh chóng, dễ dàng làm quen với công việc. Dược sĩ sẽ biết chính xác họ cần phải làm gì và làm như thế nào mà không cần đi hỏi những nhân viên cũ quá nhiều lần.
- Hạn chế lãng phí các tài nguyên và tránh sai sót khi tiến hành thử nghiệm một loại thuốc mới.
- Đảm bảo nhất quán và hiệu quả làm việc của toàn bộ nhân viên trong nhà thuốc.
- Góp phần tăng doanh thu cho nhà thuốc.
4. Chi tiết 12 quy trình thao tác cơ bản nhất tại nhà thuốc GPP
4.1. Quy trình mua và nhập hàng thuốc
Quy trình gồm có:
- Xác định nhu cầu hàng hóa: tên thuốc, số lượng cần mua hoặc các thông số kỹ thuật khác về thuốc muốn mua.
- Tìm hiểu thị trường và chọn nhà cung cấp lí tưởng: tiêu chí chọn nhà cung cấp là phải uy tín, đáng tin cậy, giá cả hợp lý, các dịch vụ hậu mãi hay thời gian giao hàng. Bạn nên so sánh nhiều nhà cung cấp với nhau để chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.
- Xác nhận đơn hàng cần mua sau đó thực hiện thanh toán.
- Kiểm tra chất lượng dược phẩm trước khi trưng bày và bán tại nhà thuốc.
- Lưu trữ hóa đơn, lịch sử mua hàng cẩn thận.
>> Danh mục thuốc thiết yếu tại quầy thuốc được cập nhật mới nhất năm 2023
4.2. Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn
Khi bán và tư vấn sử dụng thuốc bán theo đơn, dược sĩ phải tăng cường tính an toàn. Quy trình gồm có:
- Chào hỏi khách hàng.
- Kiểm tra tính hợp lệ từ đơn thuốc mà người bệnh mang tới.
- Lấy thuốc theo đơn (nếu thay đổi thuốc trong đơn thì phải được sự chấp thuận của người mua và phải chịu trách nhiệm cho hành động đó).
- Hướng dẫn liều lượng, thời gian dùng thuốc cũng như các tác dụng phụ của thuốc nếu có để người bệnh có thể lường trước.
- Xuất hóa đơn và thu tiền người mua.
- Lưu trữ thông tin và cảm ơn khách hàng.
4.3. Quy trình bán và tư vấn sử dụng thuốc không theo đơn
Quy trình bán thuốc theo đơn và thuốc không theo đơn có nhiều điểm khác biệt.
- Chào hỏi khách hàng.
- Tìm hiểu về tình trạng sức khỏe của người bệnh để đưa ra phán đoán chính xác nhất về bệnh lý và lựa chọn thuốc phù hợp.
- Lấy thuốc cho người mua.
- Hướng dẫn người bệnh cách dùng thuốc.
- Xuất hóa đơn và thu tiền người mua.
- Lưu trữ thông tin và cảm ơn khách hàng.
4.4. Quy trình bảo quản và kiểm tra chất lượng dược phẩm
Quy trình bảo quản và kiểm tra thuốc gồm các bước:
- Quy định về cách sắp xếp các loại thuốc theo từng mục phân loại cụ thể.
- Nêu rõ các phương pháp bảo quản thuốc: nhiệt độ và độ ẩm duy trì, tránh tiếp xúc với ánh nắng mặt trời,...
- Kiểm soát chất lượng dược phẩm theo thời hạn.
4.5. Quy trình giải quyết các vấn đề về khiếu nại, đổi, trả hàng hay bị thu hồi
Trường hợp phát hiện thuốc không đạt các tiêu chuẩn về chất lượng, nhà thuốc phải thực hiện các quy trình sau:
- Thông báo công khai về việc ngừng nhập - bán loại thuốc đó.
- Thực hiện tịch thu lô sản phẩm không đạt chuẩn.
- Kiểm tra, rà soát lại những loại thuốc khác trong nhà thuốc có liên quan như cùng nhà phân phối.
- Nhận trả hàng của người mua.
- Thống kế lại số liệu và lập bản báo cáo giải trình tới cơ quan thẩm quyền.
4.6. Quy trình đào tạo nhân viên mới
Đối với nhân viên mới, quy trình đào tạo sẽ xoay quanh việc hướng dẫn cho họ về những công việc của nhà thuốc được thực hiện cụ thể như thế nào.
Một số quy trình như:
- Kiến thức dược phẩm.
- Tư vấn khách hàng.
- Quy trình bán thuốc.
- Cách bảo quản thuốc.
- ...
4.7. Quy trình tư vấn điều trị cho người bệnh
Quy trình này rất quan trọng, vì nó sẽ là yếu tố quyết định thiện cảm và lòng tin của khách hàng, quyết định họ có quay lại nhà thuốc hay không.
- Chào hỏi khách hàng.
- Tìm hiểu các thông tin của khách hàng để phục vụ cho việc lựa chọn loại thuốc: tuổi tác, tình trạng dị ứng, kháng thuốc, tình trạng sức khỏe hiện tại, tiền sử bệnh lý,...
- Trường hợp những bệnh có dấu hiệu nghiêm trọng, dược sĩ nên khuyên người bệnh tìm tới bệnh viện để có kết quả chính xác nhất và điều trị kịp thời.
- Đưa ra lời khuyên và vạch ra chế độ sinh hoạt khoa học cho người bệnh.
- Thực hiện ra đơn theo các quy trình thao tác chuẩn trong bán thuốc không theo đơn.
- Giữ bí mật về thông tin và tình trạng cũng như loại thuốc khách hàng đã mua.
4.8. Quy trình ra lẻ thuốc
Khi ra lẻ thuốc, người bán cần thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc:
- Các khu vực chứa thuốc cần phân loại rõ ràng để dễ tìm kiếm.
- Các dụng cụ ra lẻ luôn được vệ sinh sạch sẽ và đặt ở nơi an toàn như kéo, khay chứa thuốc và dụng cụ đếm thuốc,...
4.9. Quy trình vệ sinh nhà thuốc một cách sạch sẽ, bảo đảm
Vấn đề vệ sinh luôn được quy định nghiêm ngặt ở các cơ sở bán lẻ thuốc. Quy trình vệ sinh sẽ gồm 3 mức độ: vệ sinh hằng ngày, hàng tuần và hàng tháng.
- Hàng ngày: vệ sinh nền nhà, tủ kính, bàn ghế, cửa, sắp xếp gọn gàng các loại thuốc theo quy định; giữ vệ sinh cá nhân sạch sẽ.
- Hàng tuần: vệ sinh trần nhà, mạng nhện, bụi bặm bán ở các góc, dùng khăn để lau các thiết bị máy móc quạt, điều hòa,...
- Hàng tháng: vệ sinh giá thuốc, kệ thuốc, tủ đông (nếu có), lấy hết thuốc từ trong tủ kính ra để cẩn thận rồi vệ sinh bên trong tủ thuốc. Sau khi vệ sinh sạch sẽ thì sắp xếp lại thuốc.
4.10. Quy trình ghi chép lại nhiệt độ - độ ẩm của nhà thuốc
Nhà thuốc đạt chuẩn GPP yêu cầu nhiệt độ dưới 30 độ C và độ ẩm không quá 75%. Chi tiết quy trình kiểm tra này gồm có:
- Thực hiện kiểm tra nhiệt kế 2 lần/ngày với thời gian quy định cụ thể: 9h sáng và 3h chiều.
- Lập tức kiểm soát lại nhiệt độ và độ ẩm nếu chúng vượt quá mức cho phép đồng thời báo cáo lại với chủ nhà thuốc.
- Nếu các thiết bị duy trì nhiệt độ và độ ẩm bị hỏng thì phải báo cáo ngay để xử lý kịp thời.
4.11. Quy trình sắp xếp, trình bày các loại thuốc
Có 6 nguyên tắc sắp xếp thuốc:
- Sắp xếp theo từng nhóm dược phẩm riêng biệt.
- Sắp xếp theo điều kiện bảo quản.
- Sắp xếp theo các quy định chuyên môn hiện hành.
- Sắp xếp theo các tiêu chí: dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm tra.
- Sắp xếp theo FEFP và FIFP.
- Sắp xếp theo tài liệu và tư trang nhà thuốc.
4.12. Quy trình hủy thuốc phải kiểm soát đặc biệt
Quy trình cuối cùng trong 12 quy trình thao tác chuẩn trong nhà thuốc GPP bạn cần biết là quy trình hủy thuốc kiểm soát đặc biệt.
Nếu các loại thuốc trong “Danh mục thuốc kiểm soát đặc biệt” nhận được thông báo tịch thu của cơ quan thẩm quyền hoặc phát hiện thuốc không đạt tiêu chuẩn thì phải tuân thủ các quy tắc hủy ở SOP 5.
Như vậy, bài viết đã giúp bạn nắm rõ được 12 Quy trình thao tác chuẩn SOP cơ bản nhất trong hoạt động nhà thuốc. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin khác trong lĩnh vực y tế, truy cập ngay website duocvuong.vn
