SOP chưa chắc chắn sẽ mang tới thành công cho bạn nhưng một mẫu SOP chuẩn sẽ mang tới điều đó. Việc thực hiện các bước để viết được mẫu SOP chuẩn rất quan trọng trong quá trình hoạt động của tổ chức. Sau đây, Dược Vương sẽ giúp bạn nắm rõ các bước cụ thể để tạo ra được SOP chuẩn nhất.
1. SOP được hiểu như thế nào?
SOP có tên đầy đủ là Standard Operating Procedure, được dịch theo nghĩa tiếng Việt là “Quy trình thao tác tiêu chuẩn”. Đây là hệ thống tập hợp các bước trong một quy trình được thiết kế sẵn có và cụ thể nhằm hướng dẫn các nhân viên thực hiện công việc một cách quy củ, từ đó giúp họ nhanh chóng, dễ dàng làm quen với công việc và nâng cao hiệu suất thực hiện. SOP được coi là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thực hiện mọi hoạt động trong doanh nghiệp, là tiền đề vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển.
2. SOP trong một số lĩnh vực
Quy trình thao tác tiêu chuẩn SOP được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau. Chúng ta có thể kể đến một số lĩnh vực như:
- SOP trong sản xuất:
Lúc này, SOP đóng vai trò là hệ thống quy trình đảm bảo cho các hoạt động của quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ. SOP trong sản xuất có thể là quy trình gồm các bước: chuẩn bị mẫu kiểm tra (B1); kiểm tra các thông số màu sắc, hình dạng, kích thước của sản phẩm (B2); kiểm tra chức năng của máy móc, dây chuyền sản xuất (B3); kiểm tra chất lượng vật liệu (B4); đánh giá kết quả kiểm tra (B5); xử lý sản phẩm không đạt chất lượng (B6); báo cáo kết quả kiểm tra (B7); lưu trữ và bảo quản (B8); kiểm tra lại SOP (B9).
Với SOP cơ sở sản xuất sẽ hạn chế tối đa được các sai sót có thể xảy ra, giúp người lao động hình thành thói quen làm việc, nâng cao năng suất.
- SOP trong ngành Dược:
Đối với ngành Dược, SOP là quy trình thao tác chuẩn về các trình tự hoạt động của nhà thuốc với các quy trình: mua, bán dược phẩm; tư vấn thuốc; bảo quản thuốc,... SOP sẽ giúp các nhà thuốc, quầy thuốc kiểm soát chặt chẽ quá trình bán lẻ thuốc và bảo đảm chất lượng dược phẩm.
- SOP trong xuất- nhập khẩu:
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, SOP đóng vai trò là hệ thống gồm các quy trình liên quan tới các nghiệp vụ như: kiểm tra hàng hóa, xác nhận đơn, đóng gói, vận chuyển,... để hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Quy trình thao tác như thế này ngoài các công ty Logistics thì cũng được nhiều sàn thương mại áp dụng cho công việc kinh doanh của mình.
3. Các bước để viết được một mẫu SOP chuẩn
Bước 1: Xác định mục tiêu
Có rất nhiều hoạt động cần phải lập chu trình thực hiện rõ ràng. Vì vậy, bước đầu tiên để tạo được một mẫu SOP chuẩn là cần phải xác định rõ quy trình bạn sẽ lên kế hoạch cho hoạt động nào. Ở đây, bạn sẽ phải đặt tiêu đề rõ ràng và mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện ở trong SOP.
Việc đặt mục tiêu sẽ giúp cho nhà quản trị có thể tập trung vào công việc để đưa ra các bước thực hiện cụ thể, chuyên nghiệp. Đồng thời giúp người chịu trách nhiệm thực hiện SOP đó nắm được rõ ràng công việc họ sẽ phải thực hiện là gì.
Bước 2 : Xác định đối tượng
Một mẫu SOP chuẩn là khi bạn xác định được đối tượng sẽ thực hiện SOP, nghĩa là viết SOP cho ai. Bạn sẽ cần phải lập danh sách của tất cả thành viên trong nhóm và xác định công việc cụ thể họ cần phải làm. Muốn vậy thì nhà quản lý phải nắm được rõ những đặc điểm, ưu điểm hay nhược điểm của nhân viên để sắp xếp họ với những công việc phù hợp.
Bước 3: Kiểm tra quy trình công việc hiện tại
Trước khi chính thức bắt đầu lập nên mẫu SOP chuẩn, bạn cần kiểm tra quy trình công việc hiện tại. Ở đây, bạn sẽ quan sát và yêu cầu nhân viên của mình chịu trách nhiệm ghi lại những nhiệm vụ họ đang thực hiện để hoàn thành công việc. Tổ chức một vài buổi lấy ý kiến trao đổi với nhân viên để thấy được những ưu điểm và yếu điểm trong quá trình thực thi nghiệp vụ. Từ những ý kiến trong công việc hiện tại ấy sẽ giúp bạn có những cải tiến, biện pháp trong SOP để công việc trở nên năng suất và hiệu quả hơn.
Bước 4: Xác định phạm vi
Mẫu SOP chuẩn sẽ chỉ ra được những gì cần làm và không cần làm. Một SOP có thể gồm nhiều SOP nhỏ. Điều này sẽ yêu cầu bạn xác định phạm vi thực hiện cho từng nhân viên cụ thể. Chỉ ra rõ nhân viên nào sẽ thực hiện bước nào, SOP nhỏ nào để tránh sự nhầm lẫn giữa các nhân viên, làm cho công việc bị rối loạn.
Bước 5: Chọn định dạng SOP
Có 3 loại định dạng SOP: từng bước, phân cấp và sơ đồ. Việc lựa chọn định dạng nào sẽ phụ thuộc vào những gì bạn biết được về tính cách của người thực hiện và người thực hiện cuối cùng. Từ đó suy ra được đâu sẽ là SOP tốt nhất, phù hợp nhất để mọi nhân viên có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng và dễ hiểu.
Trong một môi trường làm việc bận rộn, nếu nhân viên của bạn có trình độ cao, bạn có thể chỉ cần mô tả SOP bằng những hình ảnh đồ họa, ảnh minh họa để diễn giải các bước trong quy trình. Ngược lại, nếu nhân viên của bạn khó đọc hiểu được SOP hay SOP mang tính phức tạp hơn, bạn có thể chọn định dạng văn bản để mô tả chi tiết các bước.
Bước 6: Viết ra quy trình SOP
Với những thông tin đã khảo sát và thu thập được ở trên, bạn đã có đủ điều kiện để viết một SOP. Mỗi bước thực hiện trong quy trình phải rõ ràng, dễ hiểu nhưng cũng cần ngắn gọn, hàm ý. Tránh nói những chủ đề ngoài lề không cần thiết gây rối loạn trong đọc hiểu cho nhân viên. Tránh mô tả chung chung vì như thế SOP sẽ giảm hiệu quả.
Bạn cần liệt kê chi tiết các bước trong quy trình, sắp xếp chúng theo một trình tự logic và rõ ràng, dễ hiểu.
Bước 7: Nhận được sự chấp thuận của người dùng
Chưa dừng lại ở việc viết quy trình, mẫu SOP chuẩn còn cần có sự chấp thuận của người dùng. Nghĩa là nhà quản trị sẽ phải yêu cầu họ làm theo SOP và có đạt được kết quả tốt hay không, hay ý kiến của họ khi trải nghiệm SOP, có muốn thay đổi bất cứ điều gì hay không.
Việc khảo sát ý kiến của người dùng sẽ giúp SOP của bạn hoàn chỉnh nhất, và nhận được sự chấp thuận của người dùng sẽ giúp nhân viên thực hiện nghiệp vụ một cách hiệu quả hơn.
Với 7 bước cụ thể trên, Dược vương mong rằng bạn sẽ tạo ra cho mình được mẫu SOP chuẩn. Chỉ có tạo ra được mẫu SOP chuẩn thì mọi hoạt động của nhân viên nói riêng và doanh nghiệp nói chung mới có thể nâng cao khả năng thành công và phát triển.
